POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

Ultima actualizare: septembrie 2026

ASOCIAȚIA HAPPY TAILS TIMIȘOARA – CODIȚE FERICITE respectă confidențialitatea persoanelor care interacționează cu asociația și protejează datele cu caracter personal în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”) și cu legislația aplicabilă în materia protecției datelor.

Prezenta Politică de confidențialitate explică ce date cu caracter personal colectăm, în ce scop le folosim, cui le putem transmite, cât timp le păstrăm și ce drepturi aveți în legătură cu acestea.

1. Cine este operatorul datelor

Operatorul datelor cu caracter personal este:

ASOCIAȚIA HAPPY TAILS TIMIȘOARA – CODIȚE FERICITE
CIF: 43369827
Registrul Asociațiilor și Fundațiilor: 2107/A/2020
Sediu social: Str. Carei nr. 10, bl. 39, sc. A, parter, ap. 2, municipiul Timișoara, jud. Timiș
Website: www.happytailstimisoara.com
E-mail: happytailstimisoara@gmail.com

Pentru orice întrebare sau solicitare referitoare la protecția datelor personale ne puteți contacta la adresa de e-mail de mai sus.

2. Ce date putem colecta

Datele pe care le prelucrăm diferă în funcție de modul în care interacționați cu Asociația.

2.1. Cereri de adopție

Atunci când completați formularul de adopție putem colecta:

• numele și prenumele;
• numărul de telefon;
• localitatea;
• animalul pe care doriți să îl adoptați;
• informații privind tipul locuinței, respectiv casă sau apartament;
• informații privind existența altor animale sau a copiilor mici în locuință;
• informațiile pe care decideți să ni le comunicați în câmpul liber destinat mențiunilor.

Vă recomandăm să nu introduceți în câmpurile cu text liber informații sensibile sau alte date care nu sunt necesare procesului de adopție.

Formularele de adopție sunt gestionate prin servicii Google, inclusiv Google Forms, Google Sheets și Gmail.

2.2. Adopții finalizate

În cazul în care adopția se finalizează, pot fi prelucrate și alte date necesare încheierii și executării contractului de adopție.

Contractele de adopție sunt încheiate și păstrate pe suport de hârtie.

Putem utiliza datele de contact ale adoptatorului și după încheierea adopției pentru comunicări privind animalul adoptat, monitorizarea post-adopție și respectarea obligațiilor asumate prin contract.

2.3. Donații

În funcție de modalitatea prin care efectuați donația, putem primi sau prelucra date precum:

• numele și prenumele;
• adresa de e-mail;
• date privind tranzacția;
• suma donată;
• informații necesare evidenței financiar-contabile.

Donațiile pot fi efectuate prin:

• transfer bancar;
• PayPal;
• plată cu cardul prin Global Payments / GP webpay.

În cazul donațiilor cu cardul, datele necesare autorizării și procesării plății sunt gestionate prin infrastructura Global Payments / GP webpay.

Asociația nu stochează datele complete ale cardului bancar.

În cazul donațiilor recurente, procesatorul de plăți poate prelucra informațiile necesare pentru efectuarea plăților periodice autorizate de donator.

Asociația poate primi de la procesator informații privind tranzacția, precum suma, data plății, identificatorul tranzacției și alte informații necesare administrării donației și evidenței financiar-contabile.

2.4. Sponsorizări

În cazul încheierii unor contracte de sponsorizare putem prelucra datele reprezentanților, persoanelor de contact și semnatarilor organizațiilor cu care colaborăm, în măsura necesară încheierii, executării și evidenței contractului.

2.5. Redirecționarea impozitului

Pentru redirecționarea unei părți din impozitul pe venit utilizăm platforma externă redirectioneazaimpozit.ro.

Datele introduse direct pe această platformă sunt prelucrate potrivit condițiilor și politicilor operatorului platformei, în funcție de fluxul utilizat.

Vă recomandăm să consultați și politica de confidențialitate a platformei înainte de transmiterea datelor.

2.6. Comunicarea directă cu Asociația

Dacă ne contactați prin e-mail, telefon sau alte mijloace de comunicare, putem prelucra datele de contact și informațiile pe care ni le transmiteți pentru a răspunde solicitării și pentru a gestiona comunicarea cu dumneavoastră.

3. În ce scop folosim datele

Putem prelucra datele personale pentru:

• analizarea și gestionarea cererilor de adopție;
• contactarea persoanelor interesate de adopție;
• pregătirea și gestionarea adopțiilor;
• comunicarea și monitorizarea post-adopție;
• gestionarea donațiilor;
• administrarea donațiilor recurente;
• gestionarea sponsorizărilor;
• îndeplinirea obligațiilor financiar-contabile și fiscale;
• răspunsul la solicitările adresate Asociației;
• administrarea și apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Asociației;
• îndeplinirea unor obligații prevăzute de lege;
• soluționarea solicitărilor privind protecția datelor.

Nu utilizăm datele colectate prin formularele de adopție pentru transmiterea de comunicări comerciale sau newslettere.

4. Temeiurile juridice ale prelucrării

În funcție de situație, prelucrarea datelor se poate baza pe unul sau mai multe dintre următoarele temeiuri:

Demersuri efectuate la cererea persoanei

Datele furnizate prin formularul de adopție sunt utilizate pentru analizarea solicitării și pentru realizarea demersurilor necesare unei eventuale adopții.

Executarea unei relații contractuale

În cazul adopțiilor, sponsorizărilor sau altor raporturi contractuale, prelucrăm datele necesare încheierii și executării acestora.

Obligații legale

Anumite date și documente trebuie păstrate pentru respectarea obligațiilor fiscale, financiar-contabile sau a altor obligații prevăzute de lege.

Interes legitim

Putem prelucra anumite date atunci când acest lucru este necesar pentru activitatea legitimă a Asociației, inclusiv pentru:

• gestionarea relației cu adoptatorii;
• monitorizarea situației animalelor adoptate;
• soluționarea unor incidente sau litigii;
• protejarea drepturilor și intereselor Asociației;
• menținerea evidenței activităților desfășurate.

Atunci când utilizăm interesul legitim ca temei, avem în vedere necesitatea prelucrării și drepturile și libertățile persoanei vizate.

Consimțământ

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ – de exemplu în anumite situații privind publicarea fotografiilor sau materialelor în care apar persoane identificabile – acesta este solicitat separat.

Consimțământul poate fi retras ulterior, fără ca retragerea să afecteze legalitatea prelucrării realizate înainte de retragere.

5. Cât timp păstrăm datele

Nu păstrăm datele personale mai mult decât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate, cu excepția situațiilor în care legea impune o perioadă de păstrare.

În principal, aplicăm următoarele criterii:

Cereri de adopție care nu se finalizează

Datele din cererile de adopție care nu conduc la o adopție sunt păstrate, de regulă, pentru o perioadă de maximum 12 luni de la ultima interacțiune relevantă cu persoana respectivă.

După expirarea acestei perioade, datele vor fi șterse din sistemele active, în măsura în care nu există un alt motiv legal justificat pentru păstrarea lor.

Adopții finalizate

Datele necesare gestionării unei adopții finalizate pot fi păstrate pe durata relației de adopție și ulterior atât timp cât este necesar pentru protejarea animalului, îndeplinirea obligațiilor rezultate din contract și apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Asociației, în limitele termenelor legale aplicabile.

Contractele de adopție sunt păstrate în arhiva fizică a Asociației.

Donații, sponsorizări și documente financiar-contabile

Documentele și datele care fac parte din evidența financiar-contabilă sunt păstrate pe perioada prevăzută de legislația aplicabilă.

În prezent, pentru documentele justificative și registrele contabile relevante se aplică, în principal, termenul legal de 5 ani, calculat potrivit legislației financiar-contabile.

Datele aferente donațiilor efectuate prin PayPal sau Global Payments / GP webpay pot fi păstrate și de furnizorii respectivi potrivit obligațiilor legale și politicilor proprii de păstrare.

Corespondență

Mesajele și solicitările primite prin e-mail sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru gestionarea comunicării și, dacă este cazul, pentru documentarea raportului dintre persoana respectivă și Asociație.

Atunci când mesajele fac parte dintr-o adopție, donație, sponsorizare sau alt raport pentru care există o perioadă specifică de păstrare, se aplică perioada corespunzătoare acelui scop.

La expirarea perioadei aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate sau, atunci când există o obligație legală, arhivate cu acces restricționat.

6. Cui putem transmite datele

Datele personale nu sunt vândute și nu sunt transmise unor terți pentru utilizarea lor în scopuri proprii de marketing.

În măsura necesară, datele pot fi accesibile sau transmise către:

• Google, prin serviciile Gmail, Google Forms și Google Sheets pe care le folosim pentru gestionarea anumitor formulare și comunicări;
• PayPal, atunci când efectuați o donație prin acest serviciu;
• Global Payments / GP webpay, pentru procesarea donațiilor cu cardul și, după caz, a donațiilor recurente;
• instituțiile bancare implicate în procesarea transferurilor și plăților;
• contabilul sau furnizorii de servicii financiar-contabile ai Asociației;
• furnizorii tehnici necesari funcționării website-ului și serviciilor utilizate de Asociație;
• autorități sau instituții publice, atunci când transmiterea datelor este impusă de lege;
• consultanți juridici sau alți specialiști, atunci când este necesar pentru protejarea drepturilor Asociației.

În cazul utilizării unor servicii furnizate de companii internaționale, datele pot fi prelucrate și în afara Spațiului Economic European. În astfel de situații, se aplică mecanismele și garanțiile prevăzute de legislația privind protecția datelor, în măsura în care acestea sunt necesare.

7. Cookie-uri și tehnologii de urmărire

În prezent, website-ul Happy Tails Timișoara nu utilizează cookie-uri în scopuri de analiză, publicitate, marketing sau profilare și nu utilizează instrumente precum Google Analytics sau Meta Pixel.

Nu realizăm profilarea vizitatorilor Site-ului în scop publicitar.

Pot exista tehnologii sau elemente strict necesare funcționării tehnice a website-ului sau infrastructurii prin care acesta este furnizat, care nu sunt utilizate pentru analizarea comportamentului ori pentru marketing.

Serviciile externe accesate de Utilizator, inclusiv PayPal și Global Payments / GP webpay, pot utiliza propriile tehnologii necesare funcționării și securității serviciilor respective. Acestea sunt administrate de furnizorii respectivi conform propriilor politici.

Dacă vom introduce în viitor instrumente de analiză, marketing sau alte tehnologii care necesită consimțământ, vom actualiza această politică și vom solicita consimțământul Utilizatorilor înainte de activarea lor, atunci când legea impune acest lucru.

8. Fotografii și materiale video

Asociația nu publică în mod obișnuit fotografii sau materiale video cu persoane identificabile fără un temei adecvat.

Atunci când publicarea se bazează pe consimțământul persoanei respective, acesta este solicitat în mod distinct.

9. Securitatea datelor

Luăm măsuri organizatorice și tehnice rezonabile pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, divulgării sau distrugerii.

Accesul la date este limitat persoanelor care au nevoie de acestea pentru desfășurarea activităților Asociației.

Revizuim periodic modul în care sunt acordate drepturile de acces și măsurile utilizate pentru protejarea conturilor, documentelor și evidențelor care conțin date personale.

10. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de GDPR, puteți beneficia de:

• dreptul de acces la datele personale pe care le prelucrăm despre dumneavoastră;
• dreptul la rectificare a datelor incorecte sau incomplete;
• dreptul la ștergere, în situațiile în care sunt îndeplinite condițiile legale;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la opoziție, atunci când prelucrarea se bazează pe interes legitim;
• dreptul la portabilitatea datelor, în situațiile în care acesta este aplicabil;
• dreptul de a retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ.

Exercitarea dreptului la ștergere nu presupune automat ștergerea tuturor informațiilor. Putem păstra anumite date dacă acest lucru este necesar pentru respectarea unei obligații legale, pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept ori pentru un alt motiv permis de GDPR.

Pentru exercitarea drepturilor ne puteți contacta la:

happytailstimisoara@gmail.com

Vom răspunde solicitărilor în termenele și condițiile prevăzute de legislația aplicabilă.

11. Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciați că datele dumneavoastră personale sunt prelucrate cu încălcarea legislației privind protecția datelor, aveți dreptul să depuneți o plângere la:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP

De asemenea, vă încurajăm să ne contactați mai întâi la happytailstimisoara@gmail.com, pentru a încerca să soluționăm direct orice problemă privind datele dumneavoastră.

12. Modificarea politicii

Prezenta Politică de confidențialitate poate fi actualizată atunci când se modifică activitățile Asociației, serviciile utilizate, modalitățile de plată sau cerințele legale aplicabile.

Versiunea actualizată va fi publicată pe website împreună cu data ultimei modificări.